Retards, surcoûts, réclamations : mieux maîtriser les engagements contractuels de vos projets
Par Léo Henry - Key Offer Manager Contract Management
Un sous-traitant annonce un retard, une demande de travaux supplémentaires apparaît, un prestataire conteste la répartition des responsabilités... Dans un projet industriel, ces situations peuvent affecter les coûts, les délais et la continuité des opérations.
Pour les directions de projet et les équipes achats, une question devient alors centrale : qui s’est engagé à quoi, et que prévoient les contrats lorsqu’un écart survient ?
Le Contract Management aide à répondre à ces enjeux :
- en amont, il contribue à structurer le cadrage contractuel et à clarifier les engagements,
- pendant l’exécution, il aide à suivre les obligations, à analyser les écarts et à préparer les décisions.
Chez agap2, nous associons cette expertise à la compréhension des contraintes des industriels et à la maîtrise des mécanismes contractuels.
Nos équipes accompagnent les directions de projet, les achats et le juridique, depuis la définition de la stratégie contractuelle jusqu’à la clôture des projets.
Clarifier les engagements avant le lancement du projet
Les difficultés rencontrées pendant l’exécution trouvent parfois leur origine dans des choix faits en amont : une prestation mal définie, des interfaces insuffisamment encadrées ou des responsabilités réparties de façon ambiguë entre plusieurs titulaires.
Avant de rédiger les contrats, plusieurs questions structurent le projet :
- Quelles prestations réaliser en interne ou externaliser ?
- Comment les répartir entre les sous-traitants ?
- Qui coordonne les interfaces ?
- Quels risques sont associés au montage retenu et comment les encadrer ?
Grâce à son expertise en Contract Management, agap2 accompagne les industriels dans la définition d’une stratégie contractuelle adaptée à leurs intérêts, notamment dans le choix du type d’engagement et de l’analyse des risques associés.
Ses équipes contribuent ensuite à traduire ces orientations dans les pièces marché, en précisant les prestations et leurs conditions d’exécution, ainsi qu’en délimitant les responsabilités des parties prenantes.
L’objectif est de donner aux parties prenantes un cadre de référence clair : ce qui est attendu, par qui, dans quelles conditions et selon quelles modalités de suivi.
Cas d'usage
Dans le cadre de la refonte de ses modèles contractuels, un grand acteur du secteur de l’énergie a confié à agap2 l’analyse et la modernisation de ses contrats-types.
Nos experts en Contract Management ont harmonisé et clarifié les documents contractuels sur plusieurs segments : travaux, fournitures et prestations intellectuelles.
Cette intervention a renforcé la sécurité juridique des modèles et amélioré la lisibilité et la cohérence du corpus contractuel.
Suivre les engagements et traiter les écarts pendant l’exécution
Un aléa peut prendre plusieurs formes : une spécification technique qui évolue, une contrainte terrain qui apparaît, un sous-traitant qui prend du retard ou un prestataire qui demande un délai supplémentaire.
La question n’est pas seulement de constater l’événement : il faut déterminer ce que prévoient les contrats, mesurer les conséquences pour le projet et décider de la réponse à apporter.
Chez agap2, nos experts en Contract Management rapprochent les faits des engagements contractuels et des réalités opérationnelles.
Ils contribuent à suivre les jalons, les obligations et les événements susceptibles d’avoir un effet sur le coût ou le planning. Ils analysent les responsabilités et les impacts, puis apportent aux équipes projet des éléments pour éclairer leurs décisions.
Lorsqu’un prestataire formule une réclamation, cette analyse peut inclure l’examen des dispositions contractuelles, la qualification de l’écart, la collecte des éléments factuels et l’évaluation des conséquences invoquées. En fonction de la situation, elle peut aussi porter sur la préparation d’un dossier de claim ou de contre-claim et sur l’appui aux négociations.
Notre objectif est de construire une position étayée par le contrat et les faits, tout en tenant compte des besoins opérationnels. Un surcoût peut, par exemple, être étudié au regard du retard qu’il permettrait d’éviter et de ses conséquences sur la mise en service.
Cas d'usage
Avec la croissance de ses projets d’infrastructures électriques, un acteur majeur du secteur de l’énergie devait traiter un nombre croissant d’écarts contractuels et de réclamations fournisseurs.
agap2 a centralisé et piloté le Claim Management sur quatre marchés-cadres stratégiques : analyse des écarts, définition des stratégies de traitement, accompagnement des négociations et mise en place d’outils de suivi.
Cette démarche a permis d’homogénéiser le traitement des réclamations, de renforcer le contrôle de l’exécution des contrats et de mieux défendre les intérêts financiers du client.
Capitaliser sur les projets pour mieux préparer les suivants
Le retour d’expérience permet de transformer les difficultés rencontrées en enseignements utiles pour les projets futurs.
Les écarts récurrents, les réclamations, les imprécisions contractuelles ou les difficultés de coordination peuvent révéler des points à mieux anticiper.
Cette capitalisation peut alimenter l’évolution des pratiques : clarification des pièces contractuelles, amélioration des outils de suivi, partage de méthodes entre les équipes ou sensibilisation aux réflexes de Contract Management.
Elle aide à repérer plus tôt les situations à risque et à mieux documenter les décisions prises pendant l’exécution.
Un accompagnement agap2 adapté aux enjeux du projet
Chaque projet présente ses propres contraintes : nombre de contrats, organisation des titulaires, niveau de sous-traitance, maturité des équipes ou volume de réclamations à traiter.
Notre accompagnement en Contract Management part donc de la problématique rencontrée et s’adapte aux besoins du client.
De la préparation des marchés à leur clôture, agap2 accompagne les industriels dans la maîtrise de leurs engagements contractuels : notre équipe de 120 experts en Contract Management intervient sur la Stratégie Contractuelle au Risk Management, en passant par le Pilotage Contractuel, le Claim Management et le Retour d’expérience.
Cet accompagnement peut également intégrer la digitalisation des processus contractuels : agap2 est en mesure de s'adapter aux environnements technologiques de ses clients, que ce soit en termes d'infrastructure, d'outils métier ou de politique de sécurité.
En collaboration avec les LLM existants, nous les connectons aux écosystèmes existants (Jira, SAP, SharePoint, Power Automate...) pour que l'IA s'intègre directement dans les workflows en place, sans rupture.
Cas d'usage :
Face à la croissance des demandes et à la diversité des pratiques contractuelles, un acteur majeur de l’énergie souhaitait centraliser et industrialiser son pilotage contractuel.
agap2 a déployé un centre de services en Contract Management intégrant des agents d’IA pour automatiser certaines tâches, comme l’analyse documentaire, la qualification des demandes et la préparation des livrables.
Cette approche a amélioré la productivité et l’efficacité opérationnelle, avec des gains pouvant atteindre 20 % et une baisse des coûts associés.
Vous préparez un projet ?
Vous souhaitez renforcer le suivi de vos contrats ou devez traiter des réclamations en cours ?
Échangeons sur votre situation et sur l’accompagnement qui serait le plus adapté à vos équipes.
À PROPOS DE LEO
Key Offer Manager Contact Management
Diplômé de KEDGE Business School, Léo rejoint agap2 comme Ingénieur d’affaires, où il évolue rapidement vers des responsabilités de management et de développement dans le secteur de l'Energie & l'Environnement.
En parallèle, Léo occupe le rôle de Key Offer Manager France – Contract Management. Il contribue au développement de cette expertise chez agap2, à la croisée des enjeux clients, du développement commercial et de l’animation des équipes, il accompagne la structuration de l’offre et sa valorisation auprès des acteurs industriels et des projets complexes.
